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Contracts Administrator

Aston Carter

Posted Tuesday, May 16, 2023

Posting ID: JP-003779645

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Excellente opportunité pour un(e) Administrateur Des Contrats cherchant à faire évoluer sa carrière dans l'une des principales entreprises Technologie de Montréal !


Principales responsabilités:

Au sein du département des grands comptes et des projets industriels, l'administrateur de contrats est chargé d'examiner et de soutenir l'analyse, la rédaction et la négociation de contrats et de propositions commerciales et d'administrer les contrats avec les clients de la division des accords d'entreprise.


RESPONSABILITÉS:

  • Gérer les contrats en vigueur afin d'en assurer le respect.
  • Identifier les risques commerciaux, contractuels et juridiques dans les contrats et les offres.
  • Identifier les questions et les risques qui doivent être imposés à la chaîne d'approvisionnement.
  • Identifier les questions et les risques qui nécessitent une approbation interne préalable ou un examen par le département juridique.
  • Participer, avec d'autres membres de l'équipe, à la préparation et à la rédaction de propositions commerciales.
  • Préparer les appels d'offres (RFP, RFI, RFQ).
  • Participer et/ou diriger la négociation des contrats.
  • Préparer d'autres documents pertinents (rapport annuel, KPI, audit, TCO de l'entreprise).
  • Assurer le suivi de diverses tâches administratives (factures, portails, certificats d'assurance, etc.).
  • Travailler en étroite collaboration avec les membres du département et les autres départements de Lumen.
  • Toute autre tâche connexe pour aider le département.
  • Recevoir les appels d'offres.
  • RFI : Remplir les documents.
  • RFQ : comparer les produits.
  • Recevoir les contrats des clients. Lire les documents, faire un résumé. S'asseoir en équipe pour voir ce que les clients demandent.
  • Conseil juridique.
  • Révision des documents.
  • Certains clients utilisent les portails comme indicateurs de performance pour évaluer les performances des fournisseurs. Gérer les inscriptions sur les portails des clients. Faire le lien avec le département e-comm.
  • Préparation des bilans annuels.
  • Interactions avec les clients lors de la négociation des contrats.

DÉPARTEMENT:

  • Accords d'entreprise. Gestion d'une clientèle clé dans le secteur industriel.
  • Accords contractuels importants et à long terme. Ex : Contrat avec Hydro QC. Les contrats durent entre 3 et 9 ans. À la fin du contrat, il est nécessaire de renouveler et de renégocier les accords. Rio Tinto : 2 ans de négociation pour le juridique et le commercial.


Indispensable:

  • 1 à 3 ans d'expérience dans l'administration de contrats pour des transactions commerciales (B2B).
  • Niveau d'aisance intermédiaire à avancé avec MS Excel. VLOOKUPS requis.
  • Compétences rédactionnelles et compréhension des implications juridiques, commerciales et contractuelles.
  • Expérience préalable des négociations.


Atout:

  • Formation juridique ou baccalauréat en administration des affaires.
  • Capacité à comprendre et à interpréter les termes et conditions des contrats (MSA, MDA).
  • Expérience dans l'industrie.


Environnement de bureau:

  • Horaire : Du lundi au vendredi.
  • Heures de travail : 7-4/8-5, horaires flexibles : 7-4/8-5, horaires flexibles. 40h/semaine. Des heures supplémentaires peuvent être nécessaires à certains moments.
  • Bureau/WFH : 1 jour/semaine à distance. le reste sera au bureau.


N'hésitez pas à me contacter directement pour toute demande de renseignements à fmerai @astoncarter.com


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Excellent Opportunity for a Contracts Administrator looking to grow their career in one of the leading Technology companies in Montreal!


Job Description:

Within the major accounts and industrial projects department, the contract administrator is responsible for reviewing and supporting the analysis, drafting, negotiation of contracts and business proposals and to administer contracts with clients of the Corporate Agreements Division.


RESPONSIBILITIES

  • Administer the contracts in force to ensure compliance with them.
  • Identify commercial, contractual and legal risks in contracts and tenders.
  • Identify issues and risks that need to be imposed on the supply chain.
  • Identify issues and risks that require prior internal approval or review by the legal department.
  • Participate with other team members in the preparation and writing of business proposals.
  • Preparation of tenders (RFP, RFI, RFQ).
  • Participate in and/or lead the negotiation of contracts.
  • Prepare other relevant documents (annual report, KPI, Audit, corporate TCO).
  • Ensure follow-up in various administrative tasks (invoices, portals, insurance certificates, etc.)
  • Work closely with department members and other Lumen departments.
  • Any other related tasks to help the department.
  • Receive call for tenders.
  • RFI: Fill out documents.
  • RFQ: Benchmark products.
  • Receive client contracts. Read documents, make a summary. Sit down as a team to see what customers are asking for.
  • Legal advisory.
  • Document revision.
  • Some clients use portals to KPIs for assessing vendor performance. Manage registrations on the client portals. Be the bridge with the e-comm department.
  • Preparation of annual balance sheets.
  • Interactions with clients when the contracts negotiation.


DEPARTMENT

  • Corporate agreements. Manages a key clientele in industrial sector.
  • Long term and major contractual agreements. Ex: Contract with Hydro QC. Contracts last between 3 and 9 years. When the contract ends, there is a need for renewal and re-negotiating agreements. Rio Tinto: 2 years of negotiation for legal and commercial.


Must haves:

  • 1-3 years of experience in contracts admin for commercial (B2B) transactions.
  • Intermediate to advanced level of comfort with MS Excel. VLOOKUPS required.
  • Drafting skills and understanding of legal, commercial and contractual implications.
  • Previous experience with negotiations.


Asset:

  • Legal education or BAC in business administration.
  • Ability to understand and interpret contract terms and conditions (MSA, MDA).
  • Industry experience.


Work Hours:

  • Schedule: Monday to Friday.
  • Hours: 7-4/8-5, flexible schedules. 40h/week. OT might be needed at times.
  • Office/WFH: 1 day/week remote. the rest will be in office.


Feel free to contact me directly with any inquiries at fmerai @astoncarter.com


Contact Information

Email: fmerai@astoncarter.com

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